Mit abtis in die Cloud

Wir analysierten die bestehende Systemlandschaft und die speziellen Anforderungen der Höpen GmbH. Es wurde schnell klar, dass eine moderne, zukunftssichere ERP-Lösung nötig war, um die komplexen Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten und eine einheitliche Datenbasis zu schaffen. Schließlich entschloss sich die Höpen GmbH für eine maßgeschneiderte Cloud-ERP-Lösung basierend auf Microsoft Dynamics 365 Business Central Online, die sowohl Flexibilität sowie Skalierbarkeit bietet. Im Februar 2023 starteten wir die Implementierung einer lauffähigen Basis von Microsoft Dynamics 365 Business Central Online, die wir in nur drei Monaten erfolgreich für die Höpen GmbH sowie die Tochterunternehmen E-Cap Marine GmbH und Lehmann Marine GmbH geschaffen haben. Das System wurde im Laufe des Jahres 2023 und 2024 weiter ausgebaut. Ein zentraler Aspekt unseres Ansatzes war es, alle Mitarbeitenden umfassend zu schulen. Denn eine ERP-Lösung ist nur dann wirklich erfolgreich, wenn sie von den Mitarbeitenden aktiv genutzt und verstanden wird. Gemeinsam mit der Höpen GmbH entwickelten wir außerdem einen detaillierten Fahrplan, um sicherzustellen, dass das System kontinuierlich an die wachsenden Anforderungen der Unternehmen angepasst wird.

Auch der Einkaufsprozess wurde durch die Einführung von Microsoft Dynamics 365 Business Central Online erheblich verbessert. Ab einem bestimmten Einkaufsbetrag ist eine Freigabe durch die Geschäftsleitung notwendig. Früher wurden dafür einzelne E-Mails versandt, nun erhält die Geschäftsleitung bei solchen Anfragen 30 min später eine Push-Benachrichtigung. Die mobile Version von BC bietet dann einen Gesamtüberblick über den Prozess, und man kann den Betrag direkt genehmigen oder ablehnen. „Bei vier bis fünf solcher Anfragen täglich eine echte Zeitersparnis und auch im Nachgang haben alle Beteiligten stets einen Überblick, wer wie in den Prozess involviert war.“, beschreibt Alexander Lehmann den Mehrwert. Die Mitarbeitenden profitieren vom ERP-System, indem sie direkt und auch unterwegs darauf zugreifen können. So können sie einfach und schnell ihre Arbeitszeiten dokumentieren. Ein Vorgang, der früher eine E-Mail an die Personalabteilung bedurfte, wird durch einen einfachen Start und Stopp Knopf auf ihrem Smartphone ersetzt.

Dieses Projekt ist für uns mehr als nur die erfolgreiche Implementierung einer Softwarelösung. Gemeinsam mit der Höpen GmbH haben wir eine langfristige ERP-Strategie entwickelt, die sicherstellt, dass Microsoft Dynamics 365 Business Central Online kontinuierlich erweitert und an neue Anforderungen angepasst wird. Unser Ziel ist es, eine durchgängige und zukunftssichere Lösung zu schaffen, die sämtliche Geschäftsprozesse integriert und durch eine zentrale Datenbasis gesteuert wird. „Wir erleben im Mittelstand immer wieder sehr viele Insellösungen“, betont Volker Bloch. Diese isolierten Einzellösungen sind langfristig ineffizient, und behindern eine einheitliche und transparente Prozesssteuerung „Je früher sich Unternehmen davon lösen und zu einer integrierten One-System-Lösung wie Microsoft Dynamics 365 Business Central Online wechseln, desto größer sind die Vorteile.“ Diese Vorteile umfassen vor allem eine höhere Transparenz über alle Unternehmensbereiche, eine deutliche Reduzierung der Fehlerquote sowie eine signifikante Beschleunigung der Abläufe. Durch die Implementierung von Microsoft Dynamics 365 Business Central Online haben alle Mitarbeitenden der Höpen GmbH nun Zugriff auf eine zentrale und konsistente Datenbasis. Dies fördert nicht nur die Zusammenarbeit zwischen den Tochterunternehmen, sondern ermöglicht auch fundiertere Entscheidungen und optimierte Arbeitsabläufe in der Buchhaltung, im Einkauf und im Vertrieb. Die einheitliche ERP-Lösung sorgt für eine reibungslose Abwicklung und verringert Fehler, da alle Prozesse integriert und transparent abgebildet werden. Mit der erfolgreichen Einführung von Microsoft Dynamics 365 Business Central Online hat die Höpen GmbH nicht nur aktuelle Herausforderungen gemeistert, sondern auch den Grundstein für zukünftiges Wachstum gelegt.

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