Änderungen für unlizenzierte OneDrive for Business-Konten ab 27. Januar 2025
abtis GmbH / 23. Januar 2025
Ab dem 27. Januar 2025 ändern sich die Richtlinien für OneDrive for Business-Konten ohne Lizenz, die häufig von ehemaligen Mitarbeitenden stammen. In der Microsoft 365 Community ist dies derzeit ein viel diskutiertes Thema, unter anderem wegen des angeblichen finanziellen Risikos. Dieses Risiko besteht jedoch nur, wenn man die „Microsoft 365 Archive“ Abrechnung manuell aktiviert hat.
Wie lief der Prozess bisher ab?
Bisher lief der Prozess in der Regel so ab: Sobald ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, wird sein Account meist gelöscht, wodurch automatisch der De-Provisionierungsprozess für OneDrive for Business (OD4B) eingeleitet wird. Ab diesem Zeitpunkt gelten die festgelegten Aufbewahrungsfristen, die standardmäßig 30 Tage betragen und optional manuell konfigurierte weitere Aufbewahrungsrichtlinien oder Legal Hold Einstellungen. Bisher produzierte eine längere Aufbewahrung von OD4B-Daten keine extra Kosten, dies ändert sich nun.
Was passiert in Zukunft mit unlizenzierten OneDrive for Business Konten?
Aufgrund der teilweise intensiven Nutzung der kostenlosen OneDrive for Business Datenaufbewahrung für nicht lizenzierte Benutzer und der damit verbundenen hohen Kosten hat Microsoft nun folgende Änderungen bekannt gegeben.
- Konten ohne Aufbewahrungsrichtlinien: Nach 93 Tagen werden diese in den Papierkorb verschoben.
- Konten mit Aufbewahrungsrichtlinien oder Legal Hold: Nach 93 Tagen werden diese automatisch archiviert.
Finanzielle Auswirkungen der Archivierung
Die Archivierung von unlizenzierten Konten führt zu zusätzlichen Kosten, sofern „Pay-as-you-go services“ für Microsoft 365 Archive aktiviert sind.
- Archivierungskosten: Die Kosten betragen 0,05 US-Dollar pro GB und Monat. Somit entstehen bei 100 unlizenzierten Konten mit jeweils 1 TB Daten monatliche Kosten von insgesamt 5.120 US-Dollar.
- Reaktivierungskosten: Für den Zugriff auf archivierte Konten fallen 0,60 US-Dollar pro GB an. Die Reaktivierung eines einzelnen 1 TB-Kontos kostet daher 614,40 US-Dollar.
Empfohlene nächste Schritte
1. Überprüfung, ob „Pay-as-you-go services“ für Microsoft 365 Archive aktiviert wurden.
- Falls Nein, betrifft Sie das potenzielle Kostenrisiko nicht. Es wird jedoch empfohlen, die weiteren Schritte präventiv zu prüfen.
- Falls Ja, besteht Handlungsbedarf, um unabsichtliche zusätzliche Kosten zu vermeiden. Überprüfen Sie hierzu sorgfältig die unlizenzierten Konten und Ihre Aufbewahrungsrichtlinien.
2. Überprüfung und mögliche Löschung unlizenzierter Konten:
- Im SharePoint Admin Center können Berichte über unlizenzierte OneDrive-Konten erstellt werden. Gehen Sie zu "Berichte" und wählen Sie "Benutzerberichte". Unter "OneDrive-Nutzung" finden Sie die Option "Nicht lizenzierte Benutzer".
- Alternativ kann der Shortlink verwendet werden: aka.ms/UnlicensedAccounts
Fazit
Die bevorstehenden Änderungen in der Verwaltung unlizenzierter OneDrive for Business-Konten erfordern proaktives Handeln. Durch rechtzeitige Überprüfung und Anpassung der Konfiguration können unerwartete Kosten vermieden und die Datensicherheit in der Organisation gewährleistet werden. Weitere detaillierte Informationen zum Thema sind in der Aufzeichnung der „OneDrive Office Hours“ vom Oktober 2024 verfügbar.