Mit Dinosauriern und wilden Tieren in die Cloud

Sicheres, skalierbares und internationales Wachstum

Die strategische Internationalisierung brachte für die Schleich-IT neue Anforderungen mit sich. Statt einen zentralen, lokal gesicherten Standort zu betreuen, galt es, weltweit verstreuten Teams mobile, flexible und rasch verfügbare Arbeitsumgebungen zu schaffen sowie die Möglichkeit zur standortunabhängigen umfassenden Collaboration. Um schnell in den jeweiligen Markt zu kommen, sollten nicht mehr langwierig Hardware und komplexe Netzwerke aufgebaut werden müssen, sondern die benötigten IT-Tools und -Services sollten rasch verfügbar und einsatzbereit sein. Gleichzeitig lag ein besonderer Fokus auf dem Thema Datensicherheit und dem Schutz vor Cyber-Angriffen. Die bisher üblichen internen Kommunikationskanäle Telefon und E-Mail behinderten diese Agilität. Fragmentierte Mailserver sorgten als Insellösungen für Kommunikationsbarrieren, einen uneinheitlich geregelten Identitätsschutz und eine nicht mehr zeitgemäße Anbindung von Mitarbeitergruppen im Außendienst und der Logistik. Sie sollten durch eine moderne Kommunikationslösung, die alle Mitarbeitenden mitnimmt, abgelöst werden. Für viele Projekte hatte Schleich in der Vergangenheit eigene Server gekauft, aufgebaut und nach Projektabschluss wieder rückgebaut. Keine effiziente Vorgehensweise bei einem Unternehmen, das sich mehr und mehr internationalisiert. Lizenz-, Personal- und Verwaltungskosten schossen bei strategischen Projekten in die Höhe. Dem sollte durch eine skalierbare und transparente Lösung ein Ende gesetzt werden. Die bisherigen fragmentierten On-Premises-Lösungen stießen bei diesen Vorhaben an ihre Grenzen. Sie sollten abgelöst und auf eine Cloud-Plattform migriert werden.

Vom lokalen Konzept zum globalen Setup

Schleich wählte die Cloud-Plattform Azure als Grundlage für den Modern Secure Workplace und holte sich für die Umsetzung den Microsoft-Partner abtis ins Haus. Die Schleich-Teams waren bereits vertraut mit der Office-Welt und so konnte eine völlig neue Technologie im vertrauten Gewand eingeführt werden. Dabei war auch bei Schleich die Pandemie die Initialzündung für den Modern Secure Workplace, wie er heute im Unternehmen existiert. Zunächst wurde damit begonnen, die E-Mail-Kommunikation in die Cloud zu verlagern. Nach und nach kamen weitere Cloud-Tools dazu. Parallel dazu machte Schleich seine Mitarbeitenden mit den neuen Anwendungen vertraut – Schulungskonzepte, Leitfäden und Videos erleichterten ihnen den Umstieg. Anschauliche Use Cases halfen dabei, die Vorteile cloudbasierten Arbeitens greifbar zu machen.

Security als zentrale Anforderung in sämtlichen Bereichen

Jede Entscheidung bei Schleich wird heute von Security-Themen beeinflusst und besonders der Einstieg in die Cloud sollte vor allem dem Schutzbedarf des Unternehmens und seiner Kundendaten entsprechen. Durch die zunehmende Arbeit im Homeoffice – auch international an verteilten Standorten – gibt es nicht mehr nur ein zentrales Netzwerk, das abgesichert werden muss. Viele verteilte Client-Workstations, mobile Applikationen und Endgeräte sind abzusichern. Für die gewünschte Sicherheit setzte Schleich deshalb auf das gesamte Spektrum der Features von Microsoft 365: Exchange Online Protection (EOP) als Spamfilter, der Endpoint Manager für die Geräteverwaltung, außerdem Azure Active Directory, Windows Defender, Azure Security Center und der Microsoft Defender für EndPoint. Als Highlight im Sicherheitsportfolio von Microsoft sieht IT-Leiter Fritz „alles, was unter dem Namen Defender läuft“. Besonders hilfreich sei das zentrale Monitoring mit Azure Sentinel, um zu sehen, wie das Unternehmensnetzwerk und die Geräte abgesichert sind. Auch das Identitätsmanagement – abgesichert über die Multi Factor Authentication – spielt für Schleich eine wichtige Rolle. Es regelt und vereinfacht die Berechtigungen weltweit in allen Microsoft 365 Applikationen.

Teams wird zum Universaltool

Microsoft Teams ist bei Schleich aus der internen Kommunikation – im Innen- wie im Außendienst – mittlerweile nicht mehr wegzudenken. E-Mails sollen künftig nur noch bei der externen Kommunikation genutzt werden. Insbesondere für das Change Management und die Schulung der Mitarbeitenden spielt Microsoft Teams eine wichtige Rolle: mit der Gründung einer Digital Academy nutzt Schleich jetzt beispielsweise einen Teams-Kanal, um dort sämtliche Lernaktivitäten und Schulungsvideos zu zentralisieren. Er bildet einen Touchpoint, an dem die Mitarbeitenden sämtliche Informationen finden, um sich selbst fortzubilden. Ein weiteres Highlight in diesem Zusammenhang ist das Champions Network, ein Channel, über den sich Mitarbeitende über eine einfache Suchmaske mit Power Apps weltweit vernetzen und über die Digitalisierung von Use Cases austauschen können. Auch die Telefonie läuft zunehmend über Teams und macht die Mitarbeitenden damit standortunabhängig. SharePoint dient als zentrale Kommunikations- und Informationsplattform für alle Mitarbeitenden. Surface Hubs haben Flipcharts aus Papier abgelöst. Die Teams treffen sich heute virtuell oder hybrid, der Standort einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters spielt keine Rolle mehr. Power BI ist heute die zentrale Dashboard-Plattform im ganzen Unternehmen weltweit und kommt für die Visualisierung von Daten und die Generierung für Insights in den Bereichen Sales, Marketing, Controlling, Finance und Logistik zum Einsatz. Ein mächtiges Werkzeug, das insbesondere vom Top-Management geschätzt und intensiv genutzt wird. Der „abtis Managed Secure Workplace“, ein Full Managed Service der abtis, mit weiteren Features wie Backup & Recovery, Archivierung sowie Tools zur Zusammenarbeit, für die Automatisierung von Workflows und dem Bau von Analysemodellen, rundet das Paket ab. Die Migration des Rechenzentrums mit 180 Servern auf Azure dauerte lediglich zwei Monate. Das Unternehmen hat das Potenzial der Cloud erkannt, Unterstützung aus dem Top-Management erhalten und auch die Mitarbeitenden waren offen für die Neuerungen.

Fokus auf den Prozessen statt auf der Infrastruktur

Durch den konsequenten Sprung in die Cloud ist die IT von Schleich nun flexibler denn je. Statt in mühsamer Kleinarbeit die lokale Infrastruktur an das internationale Wachstum anpassen zu müssen, kann sich die Schleich-IT wieder ganz auf die Business-Applikationen und -Prozesse konzentrieren. Der Fokus liegt jetzt auf den Prozessen statt auf der Infrastruktur. So unterstützt die IT die Business-Entscheidungen optimal. Aus seiner initialen Cloud Journey ist für Schleich ein Blueprint entstanden, der an den verschiedenen Standorten auf der ganzen Welt sukzessive ausgerollt wird. Perspektivisch plant das Unternehmen, den Baukasten, den Azure bietet, weiter zum Einsatz zu bringen und seine Möglichkeiten optimal auszuschöpfen. Der neue Modern Secure Workplace unterstützt Flexibilität, Mobilität und Kollaboration bei höchster Sicherheit durch Managed Services 

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